Mở quán cafe cần những gì? Checklist đầy đủ từ A–Z

Cập nhật tháng 9/2026 · Minh Phan — Site Plus

Trả lời nhanh: để mở quán cafe, bạn cần chuẩn bị 8 nhóm việc: concept và tệp khách, vốn, mặt bằng, giấy tờ pháp lý, thi công và thiết bị, menu và nhà cung cấp, nhân sự và vận hành, khai trương. Tổng thời gian thường mất 8–12 tuần nếu làm đúng thứ tự.

Nhiều người mới có đủ danh sách việc cần làm nhưng làm sai thứ tự. Kiểu như thiết kế logo, đặt đồng phục, chọn tên quán trước, rồi mới đi tìm mặt bằng. Đến khi mặt bằng không hợp concept thì mọi thứ phải làm lại.

Bài này là checklist mình dùng khi đồng hành cùng các chủ quán, xếp theo đúng thứ tự ra quyết định. Bạn có thể dùng nó để tự rà soát, đánh dấu từng mục trước khi xuống tiền.

Lộ trình mở quán cafe trong 8–12 tuần

Nguyên tắc: quyết định nào khó đảo ngược thì làm trước và làm kỹ. Mặt bằng và vốn khó đảo ngược. Logo, menu, đồng phục thì sửa được.

Giai đoạn	Thời gian	Việc chính	Đầu ra cần có
1. Định hình	Tuần 1–2	Chốt concept, tệp khách, giá bán trung bình, số vốn	1 trang mô tả quán + dự toán sơ bộ
2. Tìm mặt bằng	Tuần 2–5	Khảo sát khu vực, đếm lượng khách, so sánh 3–5 mặt bằng, đàm phán	Hợp đồng thuê đã ký
3. Pháp lý & thiết kế	Tuần 5–7	Đăng ký hộ kinh doanh, thiết kế mặt bằng, chốt báo giá thi công	Giấy đăng ký + bản vẽ + báo giá
4. Thi công & thiết bị	Tuần 7–10	Thi công, lắp máy móc, chốt menu và nhà cung cấp	Quán hoàn thiện, menu đã test
5. Tuyển & chạy thử	Tuần 9–11	Tuyển, đào tạo nhân viên, soft opening 3–7 ngày	Quy trình vận hành chạy ổn
6. Khai trương	Tuần 11–12	Truyền thông, ưu đãi, đón khách	Có khách quay lại lần 2

Giai đoạn 2 thường là giai đoạn bị làm vội nhất, trong khi nó quyết định phần lớn kết quả. Đừng để áp lực “sợ mất mặt bằng” khiến bạn đặt cọc khi chưa tính xong số.

Checklist mở quán cafe: 8 nhóm việc cần chuẩn bị

1. Concept và tệp khách hàng

• Quán bán cho ai? (dân văn phòng, sinh viên, dân cư, khách du lịch…)
• Họ mua vào lúc nào? Mang đi hay ngồi lại?
• Giá trung bình mỗi ly bao nhiêu để tệp khách đó chấp nhận?
• Mô hình: kiosk mang đi, quán nhỏ có chỗ ngồi, hay quán không gian lớn?
• 3 đối thủ gần nhất đang bán gì, giá bao nhiêu, đông vào giờ nào?

Concept phải đi trước mặt bằng, vì nó quyết định bạn cần loại mặt bằng nào. Quán mang đi cần mặt tiền dễ dừng xe. Quán ngồi làm việc cần diện tích, yên tĩnh và chỗ để xe.

2. Vốn và dự toán

• Tổng vốn đang có, tách rõ vốn tự có và vốn vay
• Dự toán vốn setup theo từng khoản
• Vốn dự phòng tối thiểu 3 tháng chi phí cố định
• Số ly cần bán mỗi ngày để hòa vốn

Cách tính chi tiết từng khoản, xem bài mở quán cafe cần bao nhiêu vốn.

3. Mặt bằng

• Khoanh vùng 2–3 khu vực có tệp khách của bạn
• Đứng đếm lượng người qua lại vào giờ cao điểm và giờ thấp điểm
• Kiểm tra chỗ để xe, lối vào, tầm nhìn từ xa
• So sánh tối thiểu 3 mặt bằng trước khi quyết định
• Tiền thuê trong khoảng 12–15% doanh thu dự kiến, không vượt 20%
• Kiểm tra hiện trạng: điện 3 pha, cấp thoát nước, chống thấm, nhà vệ sinh
• Xác minh người cho thuê có quyền cho thuê (chủ sở hữu hay thuê lại)
• Đọc kỹ điều khoản cọc, tăng giá, chấm dứt hợp đồng

Đây là nhóm việc quan trọng nhất trong cả checklist. Framework đánh giá chi tiết có trong bài cách chọn mặt bằng kinh doanh cafe. Còn cách đọc hợp đồng, xem bài thuê mặt bằng mở quán ăn.

4. Pháp lý

• Đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp
• Thủ tục an toàn thực phẩm
• Phòng cháy chữa cháy
• Đăng ký thuế

Chi tiết từng thủ tục ở phần ngay bên dưới.

5. Thiết kế, thi công, thiết bị

• Bản vẽ bố trí: quầy bar, luồng khách, luồng nhân viên, kho
• Tối thiểu 2 báo giá thi công để so sánh
• Danh sách máy móc theo đúng menu (máy pha, máy xay, máy làm đá, tủ mát, máy lọc nước, blender)
• Máy POS, phần mềm bán hàng, thanh toán QR
• Biển hiệu, đèn, âm thanh, wifi, camera

6. Menu và nhà cung cấp

• Menu tối đa 15–20 món khi mới mở
• Công thức chuẩn và giá vốn từng món (nên dưới 35–40% giá bán)
• 2 nhà cung cấp cho mỗi nguyên liệu chính, tránh phụ thuộc một nơi
• Ly, ống hút, túi mang đi có in logo (nếu có)

7. Nhân sự và vận hành

• Số ca, số người mỗi ca theo giờ mở cửa
• Mô tả công việc và mức lương
• Tài liệu đào tạo: công thức, quy trình mở và đóng quán, vệ sinh
• Quy trình thu chi, kiểm kho cuối ngày

8. Khai trương

• Soft opening 3–7 ngày mời người quen để sửa lỗi vận hành
• Trang Google Business Profile, fanpage, có mặt trên app giao hàng
• Chương trình ưu đãi khuyến khích quay lại, không chỉ giảm giá ngày đầu
• Cách đo lường: số ly/ngày, tỷ lệ khách quay lại

Thủ tục mở quán cafe năm 2026: 4 việc cần làm

Quán cafe có địa điểm cố định và biển hiệu thì bắt buộc phải đăng ký kinh doanh. Tin tốt là năm 2026 thủ tục và nghĩa vụ thuế cho quán nhỏ đã nhẹ hơn trước khá nhiều.

Thủ tục	Áp dụng cho quán nhỏ	Làm ở đâu	Ghi chú
Đăng ký hộ kinh doanh	Bắt buộc	UBND phường/xã nơi đặt quán	Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Làm chuỗi hoặc cần xuất hóa đơn cho doanh nghiệp thì cân nhắc lập công ty
An toàn thực phẩm	Bắt buộc đáp ứng điều kiện	Cơ quan y tế địa phương	Tùy quy mô: giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện hoặc bản cam kết. Chủ và nhân viên pha chế cần khám sức khỏe, tập huấn kiến thức ATTP
Phòng cháy chữa cháy	Bắt buộc đáp ứng điều kiện	Công an PCCC địa phương	Quán nhỏ: bình chữa cháy, lối thoát hiểm, điện an toàn. Quán nhiều tầng, diện tích lớn cần kiểm tra yêu cầu riêng
Thuế	Kê khai theo quy định	Cơ quan thuế quản lý	Từ 1/1/2026 bỏ lệ phí môn bài. Doanh thu từ 1 tỷ/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT, TNCN

Hai thay đổi đáng chú ý nhất cho người mở quán năm nay:

• Lệ phí môn bài chính thức bị bãi bỏ từ 1/1/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15.
• Ngưỡng doanh thu miễn thuế GTGT và TNCN của hộ kinh doanh được nâng lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 1/1/2026 theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Dù được miễn, quán vẫn phải kê khai doanh thu đúng hạn.

Một quán bán 150 ly/ngày với giá 35.000đ có doanh thu khoảng 1,9 tỷ/năm, tức đã vượt ngưỡng. Vì vậy hãy tính thuế vào mô hình tài chính ngay từ đầu, đừng đợi quán đông rồi mới lo.

Quy định về ATTP và PCCC có thể khác nhau theo địa phương và quy mô quán. Trước khi thi công, bạn nên hỏi trực tiếp UBND phường hoặc một đơn vị dịch vụ pháp lý để làm đúng ngay từ đầu, tránh phải sửa lại mặt bằng.

Làm sai thứ tự: sai lầm tốn tiền nhất

Mình gặp nhiều trường hợp có đủ checklist nhưng vẫn mất tiền oan, chỉ vì làm sai thứ tự. Đây là 4 kiểu phổ biến nhất.

1. Thiết kế nhận diện trước, tìm mặt bằng sau. Logo, bảng hiệu, màu sắc được chốt từ đầu. Sau đó mới phát hiện mặt bằng thuê được có mặt tiền hẹp, bảng hiệu không đặt vừa, hoặc tệp khách khu đó không hợp với phong cách đã chọn.

2. Đặt cọc mặt bằng trước khi hỏi thủ tục. Có mặt bằng không đăng ký kinh doanh ăn uống được, vướng quy định khu dân cư, hoặc chủ nhà không đồng ý cho sửa bếp, đi lại điện. Lúc này tiền cọc đã nằm trong tay chủ nhà.

3. Mua máy trước khi chốt menu. Máy espresso 2 group vài chục triệu, nhưng khách khu vực chỉ chuộng cà phê phin, cà phê muối và trà trái cây. Máy móc nên đi sau menu, menu đi sau tệp khách.

4. Khai trương rầm rộ khi vận hành chưa ổn. Ngày đầu đông khách nhưng ra ly chậm, sai món. Khách đến một lần rồi không quay lại. Soft opening vài ngày trước giúp bạn sửa lỗi khi chi phí sai còn thấp.

Ví dụ: một buổi khảo sát mặt bằng đúng cách

Giả sử bạn nhắm một mặt bằng gần khu văn phòng, định bán cafe mang đi buổi sáng. Thay vì ghé một lần vào buổi chiều rồi quyết, hãy đến ít nhất 3 lần:

• 7h–9h sáng ngày thường: đếm người đi bộ và xe dừng được trong 30 phút. Đây là giờ bán chính của bạn.
• 11h30–13h: xem dân văn phòng có ra ngoài không, đi về hướng nào.
• Cuối tuần: nếu khu này vắng hẳn, doanh thu 2 ngày cuối tuần gần như bằng không. Hãy tính vào dự toán.

Nếu 30 phút cao điểm buổi sáng chỉ có vài người dừng xe, con số 80–100 ly/ngày để hòa vốn sẽ rất khó đạt. Khi đó, bỏ mặt bằng này vẫn rẻ hơn nhiều so với việc mở quán rồi đóng cửa sau 6 tháng.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận: đủ việc chưa đủ, phải đúng thứ tự

Mở quán cafe cần 8 nhóm việc. Nhưng thứ quyết định thành bại là thứ tự ra quyết định: concept, vốn, mặt bằng đi trước. Những thứ còn lại đi sau.

Nếu chỉ nhớ 3 điều:

1. Chốt tệp khách và số vốn trước khi đi xem mặt bằng.
2. Không đặt cọc khi chưa khảo sát đủ các khung giờ, chưa hỏi thủ tục và chưa tính số ly hòa vốn.
3. Soft opening trước khi khai trương chính thức.

Nếu vốn của bạn chỉ khoảng vài chục triệu, xem thêm bài mở quán cafe với 30–50 triệu.

Tải miễn phí: Checklist 21 tử huyệt khi mở quán cafe — bản in được để bạn đánh dấu từng mục.

Nếu bạn đang ở giai đoạn tìm mặt bằng và muốn có người đi khảo sát, đánh giá cùng trước khi xuống tiền, Site Plus có thể hỗ trợ. Xem dịch vụ tư vấn chọn mặt bằng.

Tác giả: Minh Phan — Founder Site Plus, hơn 10 năm tư vấn mở điểm bán cho các chuỗi F&B và bán lẻ, tác giả sách “Đến Sahara mở quán trà đá”.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Thư viện Pháp luật — thuế hộ kinh doanh mở quán cafe (Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Nghị quyết 198/2025/QH15, Nghị định 68/2026/NĐ-CP và 141/2026/NĐ-CP). Quy định có thể thay đổi, vui lòng kiểm tra lại tại thời điểm làm thủ tục.